Privatlivspolitik

Ågård Frimenighed

Kirkebakken 6, Ågård, 6040 Egtved

Cvr. Nr: 11 03 56 12

Ågård Frimenighed behandler personoplysninger på dens medlemmer og har derfor udarbejdet denne privatlivsbeskyttelsespolitik, der fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger. Du bør læse denne politik og er altid velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål.

1. Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?

Ågård Frimenighed er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Formanden Per Rasmussen kan kontaktes på telefon 61614055 og på mail pnr@dif.dk

Firmenighedspræsten Henrik Jensen kan kontaktes på telefon 51269490 og på mail: aagaardfrimenighed@gmail.com

Forretningsfører Lasse Bergholdt kan kontaktes på telefon: 40604149 og på mail buen10@gmail.com

Graver Tina Korsholm kan kontaktes på telefon 20774559 og på mail graveraagaardfrimenighed@gmail.com

 

2. Formålet med og retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger.

Vi behandler dine personoplysninger for at kunne drive menighed, herunder medlemsadministration.

Retsgrundlaget er medlemmernes aftale om medlemskab af Ågård Frimenighed dokumenteret i underskrevne indmeldelsesblanketter.

Vores medlemmer er forpligtede på at give Ågård Frimenighed de personoplysninger, vi skal bruge for at kunne indgå en aftale om medlemskab.

 

3. Kategori af personoplysninger

Om vores medlemmer modtager vi almindelige oplysninger; navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresser og cpr.nr, fødselsdato, fødested, dåbsdato, oplysninger om dåbsbarnets faddere, vielsesdato, vidner til vielsen, dødsdato, oplysninger om anmelder af dødsfaldet, gravstedindehaver, begravelses/bisættelsesdato.

Medlem af Ågård Frimenighed giver os autorisation til, via medlemmets skatteattest på SKATS hjemmeside, at indhente medlemmets skattepligtige indkomst, som menigheden bruger til beregning af medlemsbidrag. Det er kun menighedens forretningsfører, som har adgang til medlemmernes indkomstoplysninger.

Vi indsamler ingen særlige kategorier af følsomme personoplysninger om menighedens medlemmer.

 

4. Behandling og videregivelse af personoplysninger

Når man er medlem af Ågård Frimenighed, anvender menigheden personoplysninger til:

  • at føre menigheden egen kirkebog. Håndskreven og elektronisk
  • at kunne administrere medlemmernes medlemsforhold
  • at kunne sende medlemmerne kirkeblade, nyhedsmails og anden medlemsinformation.
  • at kunne administrere menighedens kirkegård

Ved indmeldelse af Ågård Frimenighed er det medlemmets eget ansvar evt. at udmelde sig af Folkekirken.

Vi deler eller videresender personoplysninger på følgende områder:

Ågård Frimenighed indberetter indbetalte medlemsbidrag til SKAT og videregiver derfor personoplysninger til denne myndighed – herunder cpr. nr.

I forbindelse med opkrævning af medlemsbidrag uploader Ågård Frimenigheds forretningsfører filer med personoplysninger til NETS. (Betalingsservice) og videregiver derfor personoplysninger til NETS.

Ågård Frimenighed kan dele personoplysninger med de leverandører og samarbejdspartnere, som bistår menigheden med administrationen – f.eks. udbyder af de edb-programmer, menighedens administration bruger til medlemsadministration, hosting af menighedens hjemmeside osv. Vi har indgået databehandlingsaftaler med disse. Disse aftalegrundlag er tilgængelige og kan på forlangende gennemses ved henvendelse til frimenighedspræsten.

Vi indfører persondata om dåb, vielser og dødsfald i Ågård Frimenigheds kirkebog samt gemmer originale dødsanmeldelser, prøvelsesattester m.m. Disse opbevares under lås i Ågård Præstegårds kontor. Persondata om kirkelige handlinger indføres også elektronisk i et medlemsprogram.

Efter barnedåb sender frimenighedspræsten persondata til det lokale sogn, herunder oplysninger om barnets faddere.

I forbindelse med vielse modtager frimenighedspræsten personoplysninger om parret i form af en Prøvelsesattest. Efter vielsen indsender frimenighedspræsten en udfyldt og underskreven Ægteskabsbog til Vejle Kommunes Vielseskontor.

I forbindelse med dødsfald modtager frimenighedspræst og graver en afgørelse vedrørende begravelse/ligbrænding fra det sogn, hvor afdøde boede.

Ved erhvervelse af gravsted/begravelse/bisættelse registreres personoplysninger om såvel afdøde som gravstedsindehaver. Oplysninger videregives evt. til Skifteretten og/eller bobestyrer.

Mails, der har en sagsbehandlende karakter kan opbevares.

 

5. Opbevaring og sletning af personoplysninger

Personoplysninger opbevares bag tofaktorlog-in på intern PC:

Log-in på PC og log-in på Excel ark samt onlinebaseret medlemskartotek.

Fysisk materiale som kirkebog og mapper med f.eks. dødsanmeldelser mv. opbevares aflåst.

Vi opbevarer alene personoplysninger, så længe det er nødvendigt for den daglige administrative arbejdsgang.

Vi sletter alle personoplysninger om vores medlemmer 5 år efter, de er døde eller udmeldte.

Af lokalhistoriske årsager opbevarer vi trykte medlemslister tilbage i tiden indeholdende navn og adresser. Da den håndskrevne Kirkebog er fortløbende opbevares de indskrevne kirkelige handlinger med navne på de berørte.

 

6. Dine rettigheder

Som medlem af Ågård Frimenighed har du til enhver tid ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi har og behandler om dig. Ønsker du indsigt, skal du skrive til os på mailadressen: aagaardfrimenighed@gmail.com, og vi imødekommer din indsigtsret så hurtigt som muligt.

Medlemmer af Ågård Frimenighed har ret til at få urigtige personoplysninger slettet.

I nogle tilfælde skal vi have en forpligtelse til at slette dine personoplysninger inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer. Du kan kontakte os, hvis du mener, at dine personoplysninger skal slettes eller bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

Hvis du ikke er enig med den måde, som vi behandler dine personoplysninger på, har du mulighed for at indgive en klage til Datatilsynet. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

 

7. Hjemmeside – Cookies

En cookie er en lille tekst-fil, som gemmes på din computer for at kunne holde styr på, hvad der sker under dit besøg på frimenighedens hjemmeside og for at kunne genkende computeren. En cookie indeholder kun tekst og er ikke et program og indeholder ikke virus.

Alle hjemmesider har cookies. Cookies er nødvendige for at få frimenighedens hjemmeside til at fungere optimalt.

Du kan altid afvise cookies på din computer ved at ændre indstillinger i din internetbrowser.

Vores hjemmeside host er www.mono.net. Vi har en skriftlig aftale med vores hjemmesideleverandør om, at de ikke videresælger eller overfører personoplysninger til trediepart.

 

8. Sikkerhed

Vi har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, så vi beskytter dine personoplysninger mod f.eks. uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Vi har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler personoplysninger. For at undgå datatab, tager vi løbende back up af vores data. Vi beskytter også fortroligheden af dine data ved hjælp af passwords og kryptering.

 

9. Opdatering af denne politik

Menigheden er forpligtet på at overholde reglerne om databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne politik for at holde den opdateret i overensstemmelse med lovgivningen.

Denne politik kan ændres uden varsel. Den nyeste opdaterede politik vil altid være tilgængelig på menighedens hjemmeside: www.aagaardfrimenighed.dk.

Ved væsentlige ændringer vil vi orientere herom i frimenighedens kirkeblad.

Denne politik er senest opdateret 26. maj 2018